Η αυτοματοποίηση της καταγραφής συναντήσεων υπόσχεται αποδοτικότητα, αλλά εισάγει σοβαρούς κινδύνους για την ιδιωτικότητα, τη συμμόρφωση και τα θεμελιώδη δικαιώματα.
Τα εργαλεία αυτόματης απομαγνητοφώνησης και λήψης σημειώσεων με τεχνητή νοημοσύνη, τα λεγόμενα AI Note-Takers, ενσωματώνονται με ταχύτητα στις καθημερινές πρακτικές εργασίας. Μπορούν να συμμετέχουν σε τηλεδιασκέψεις, να καταγράφουν και να μεταγράφουν συνομιλίες σε πραγματικό χρόνο, να συγχρονίζονται με ημερολόγια και να αποθηκεύουν αρχεία συνομιλιών στο cloud. Παρουσιάζονται ως ουδέτερα εργαλεία παραγωγικότητας, όμως η ανεξέλεγκτη χρήση τους δημιουργεί ένα νέο πεδίο συστημικών κινδύνων για την προστασία προσωπικών δεδομένων, την εργασιακή ελευθερία και τη θεσμική λογοδοσία.
Χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί το Otter.ai. Σύμφωνα με την τεκμηρίωσή του, το εργαλείο μπορεί να εισέρχεται αυτομάτως σε διαδικτυακές συναντήσεις ως «συμμετέχων», να ξεκινά καταγραφή χωρίς ενεργή ενέργεια του χρήστη και να συγχρονίζεται με εταιρικά ημερολόγια. Η ευθύνη για τη λήψη άδειας από τους υπόλοιπους συμμετέχοντες μετακυλίεται στον λογαριασμό που ενεργοποιεί το εργαλείο. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι ένας μόνο εργαζόμενος μπορεί να πυροδοτήσει την καταγραφή και επεξεργασία συνομιλιών τρίτων, χωρίς τη γνώση ή τη συναίνεσή τους. Επιπλέον, τα δεδομένα μεταφέρονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης, γεγονός που επιβαρύνει περαιτέρω το νομικό και κανονιστικό πλαίσιο.
Το πρώτο και θεμελιώδες ζήτημα αφορά τη νομική βάση της επεξεργασίας. Η επίκληση συναίνεσης, όπως προϋποθέτει το μοντέλο λειτουργίας τέτοιων εργαλείων, είναι προβληματική στον εργασιακό χώρο. Η συναίνεση πρέπει να είναι ελεύθερη, συγκεκριμένη, ενημερωμένη και ρητή. Σε περιβάλλοντα με ιεραρχικές σχέσεις και ανισορροπία ισχύος, η προϋπόθεση αυτή σπανίως πληρούται. Η «σιωπηρή» καταγραφή συναντήσεων καθιστά τη συναίνεση όχι μόνο αμφισβητήσιμη αλλά και πρακτικά ανύπαρκτη.
Ένα δεύτερο επίπεδο κινδύνου αφορά την επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων. Εργασιακές συναντήσεις συχνά περιλαμβάνουν ζητήματα υγείας, συνδικαλιστικής δράσης, αξιολόγησης προσωπικού ή πειθαρχικών διαδικασιών. Η απομαγνητοφώνηση τέτοιου περιεχομένου μέσω εξωτερικών AI υπηρεσιών συνιστά υψηλού κινδύνου επεξεργασία, η οποία απαιτεί αυστηρές εγγυήσεις και, σε πολλές περιπτώσεις, απαγορεύεται πλήρως χωρίς ειδική νομική πρόβλεψη.
Η διαφάνεια αποτελεί τρίτο κρίσιμο ζήτημα. Όταν ένα εργαλείο καταγραφής λειτουργεί στο παρασκήνιο, οι συμμετέχοντες αδυνατούν να γνωρίζουν ποιος επεξεργάζεται τα δεδομένα τους, για ποιο σκοπό και για πόσο χρόνο. Αυτό αντιβαίνει στις βασικές αρχές ενημέρωσης και λογοδοσίας και υπονομεύει την εμπιστοσύνη στον χώρο εργασίας. Παράλληλα, η αυτόματη διασύνδεση τέτοιων εργαλείων με εσωτερικά συστήματα πληροφορικής δημιουργεί σοβαρά ζητήματα ασφάλειας. Η εγκατάστασή τους από μεμονωμένους χρήστες μπορεί να παρακάμπτει τις πολιτικές ασφάλειας ενός οργανισμού, χωρίς γνώση ή έγκριση των αρμόδιων υπηρεσιών.
Ιδιαίτερη σημασία έχει και η διεθνής διάσταση. Η μεταφορά δεδομένων σε τρίτες χώρες, ιδίως όταν πρόκειται για πλήρη απομαγνητοφώνηση εργασιακών συνομιλιών, απαιτεί αυξημένα μέτρα προστασίας. Μετά τις αποφάσεις των ευρωπαϊκών δικαστηρίων για τις διατλαντικές ροές δεδομένων, η απλή επίκληση συμβατικών ρητρών δεν επαρκεί, ιδίως όταν τα δεδομένα είναι εκτεταμένα, ευαίσθητα και δυνητικά επαναχρησιμοποιήσιμα για εκπαίδευση αλγορίθμων.
Οι νομικοί κίνδυνοι δεν είναι θεωρητικοί. Στις Ηνωμένες Πολιτείες έχει ήδη ασκηθεί συλλογική αγωγή κατά του Otter.ai, με βασικό ισχυρισμό ότι καταγράφει συνομιλίες μη χρηστών χωρίς συναίνεση και αξιοποιεί το περιεχόμενο για εκπαίδευση μοντέλων. Παρότι το αμερικανικό νομικό πλαίσιο διαφέρει από το ευρωπαϊκό, τα πραγματικά περιστατικά αναδεικνύουν παρόμοιες παθογένειες: έλλειψη ενημέρωσης, αδιαφάνεια και μετακύλιση ευθύνης στους τελικούς χρήστες. Για οργανισμούς εντός ΕΕ, τέτοιες πρακτικές μπορούν να οδηγήσουν όχι μόνο σε διοικητικά πρόστιμα αλλά και σε αξιώσεις αποζημίωσης από εργαζομένους.
Πέρα από τη νομική συμμόρφωση, ανακύπτουν σοβαρά κοινωνικά και οργανωσιακά ζητήματα. Η διαρκής καταγραφή κάθε λέξης δημιουργεί αίσθηση μόνιμης επιτήρησης, με αποδεδειγμένες επιπτώσεις στην ελευθερία έκφρασης, την εμπιστοσύνη και τη συλλογική συνεργασία. Επιπλέον, τα σφάλματα απομαγνητοφώνησης, ιδιαίτερα για μη φυσικούς ομιλητές ή άτομα με ιδιαιτερότητες λόγου, μπορούν να οδηγήσουν σε παρερμηνείες και άδικες αξιολογήσεις. Η ύπαρξη ενός «επίσημου» αλλά λανθασμένου γραπτού αρχείου ενδέχεται να αποκτήσει δυσανάλογο βάρος σε διοικητικές ή νομικές διαδικασίες.
Απέναντι σε αυτούς τους κινδύνους, η ανάγκη για σαφείς κανόνες χρήσης είναι επιτακτική. Δημόσιοι και ιδιωτικοί οργανισμοί οφείλουν να υιοθετήσουν πολιτικές που να καθορίζουν ποια εργαλεία επιτρέπονται, υπό ποιες προϋποθέσεις και με ποια τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. Η χρήση απομαγνητοφώνησης πρέπει να προϋποθέτει προηγούμενη ενημέρωση όλων των συμμετεχόντων και τη δυνατότητα πραγματικής άρνησης. Τα εμπορικού τύπου εργαλεία, που λειτουργούν εκτός θεσμικού ελέγχου, οφείλουν να αποκλείονται από τον ιδιωτικό και δημόσιο τομέα.
Ιδιαίτερη σημασία έχει η στροφή προς λύσεις ανοιχτού λογισμικού και τοπικής εγκατάστασης, όπου ο οργανισμός διατηρεί έλεγχο επί των δεδομένων, της αποθήκευσης και της διαγραφής. Τέτοιες προσεγγίσεις ευθυγραμμίζονται με τις αρχές της προστασίας της ιδιωτικότητας εξ ορισμού και εξ σχεδιασμού, μειώνουν την εξάρτηση από τρίτους παρόχους και ενισχύουν τη θεσμική αυτονομία, ιδίως στον δημόσιο τομέα.
Τα AI Note-Takers δεν είναι εγγενώς επιβλαβή. Χωρίς σαφές κανονιστικό και οργανωσιακό πλαίσιο, όμως, μετατρέπονται σε εργαλεία αόρατης επιτήρησης και πηγή σοβαρών νομικών και κοινωνικών κινδύνων. Όπως υπογραμμίζεται και στη σχετική ανάλυση του Social Europe, η ψηφιακή καινοτομία οφείλει να τοποθετεί τα θεμελιώδη δικαιώματα στο επίκεντρο. Η θέσπιση κανόνων για τη χρήση των AI Note-Takers αποτελεί αναγκαίο βήμα για να διασφαλιστεί ότι η τεχνολογία υπηρετεί την εργασία και όχι το αντίστροφο.
Πηγές άρθρου:
- AI Note-Takers at Work: The Silent Threat to Privacy and Compliance. Αναλυτική τεκμηρίωση των νομικών και κοινωνικών κινδύνων από τη χρήση AI εργαλείων απομαγνητοφώνησης στον χώρο εργασίας, https://www.socialeurope.eu/ai-note-takers-at-work-the-silent-threat-to-privacy-and-compliance,
- Otter.ai Documentation and Privacy Information. Επίσημη περιγραφή λειτουργιών, συγχρονισμών και ευθυνών χρήστη του εργαλείου, https://otter.ai/privacy,
- European Data Protection Supervisor – Orientations on Generative AI (2024). Κατευθυντήριες γραμμές για τη συμμόρφωση και την προστασία θεμελιωδών δικαιωμάτων στη χρήση γενετικής ΤΝ, https://edps.europa.eu/system/files/2024-01/edps_orientations_generative_ai_en.pdf,
- Research on Workplace Surveillance and Chilling Effects. Επιστημονικές μελέτες για τις επιπτώσεις της συνεχούς παρακολούθησης στην εργασιακή συμπεριφορά και εμπιστοσύνη, https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/09500170241234567.